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En la actualidad el proceso de contratación de un sistema de facturación electrónica es indispensable para los negocios y empresas ecuatorianas, puesto que el objetivo de SRI (Autoridad de control tributario en Ecuador) es actualizar todos los procesos contables a nivel país, lo que incurre en un proceso de transición que para los contribuyentes antiguos, y nuevos.
Durante inicios del 2023 la de oferta y demanda de sistemas de facturación se ha incrementado, exigiendo a los contribuyentes capacitarse e incurrir en la búsqueda de tutoriales y guías para cumplir con los requisitos requeridos. Es por eso que en este blog queremos prevenirte acerca de los errores más comunes al momento de facturar electrónicamente.
Un software de facturación electrónica maneja una estructura de código que permite la interconexión del SRI y tu negocio al emitir comprobantes electrónicos. Si al configurar tu sistema no ingresas los datos correctos, tendrás errores, o si incumples con las políticas del SRI (Servicio de rentas internas) también puedes tener inconvenientes al emitir comprobantes.
Factura desde cualquier dispositivo donde quiera que estés y desde la nube.
Si tienes problemas al momento de facturar el problema puede venir de tres partes:
-De tu proveedor de sistema de facturación
-De la entidad regulatoria SRI (Ecuador)
-De tu conexión a internet
-Problemas con tu configuración o datos ingresados
La mayoría de los sistemas de facturación electrónica requieres una configuración previa antes de ser usados, es ideal que cada empresa configure los establecimientos en su sistema, pero no siempre es así.
Una manera fácil de comprobar que establecimiento debes configurar es ir al portal del SRI en línea, dirígete a la columna izquierda en la opción RUC > Certificados > Establecimientos.
Asegúrate de que tu sistema de facturación esté configurado con un establecimiento ABIERTO, ya que muchas veces los sistemas toman el establecimiento 001 como predeterminado.
La clave de tu firma electrónica es confidencial, es un archivo de validez legal y su titular es la única persona que debe tener acceso a la misma. Para poder facturar electrónicamente es necesario una firma electrónica vigente, este es un servicio independiente que maneja costos adicionales. Si deseas una firma autorizada, dirígete a Firmas Electrónicas Ecuador
La clave de tu firma electrónica no se puede recuperar
La firma electrónica es necesaria, ya que al emitirse documentos electrónicos deben de forma firmarse individual, tal como se lo hacía en las facturas físicas. Este proceso se realiza de forma automática, por lo que la firma debe ser cargada correctamente.
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Es muy importante que al contratar un servicio de facturación electrónica verifiques que tenga un departamento dedicado a resolver las inquietudes de los usuarios o que posea material audiovisual de ayuda para configurar el sistema.
Sistema de facturación electrónica como FacturaSoft te evitan el proceso de configuración, ya que hacen la entrega del sistema 100% configurado y listo para usar. Así mismo cuentan con un equipo de soporte dispuesto a resolver dudas y capacitar en el uso del sistema y una base de conocimiento disponible 24/7.
Para que su sistema de facturación electrónica funcione de manera correcta, es necesario obtener la autorización del SRI este proceso se realiza en el portal SRI en línea, el cual requiere únicamente su clave, contraseña y una serie de pasos para activar la facturación electrónica en ambiente de pruebas y producción
Problemas de conexión con el SRI. Si tienes problemas para facturar electrónicamente de forma repentina debes verificar si la plataforma del SRI está realizando algún mantenimiento o ha sufrido alguna caída, es muy frecuente este tipo de problemas con la plataforma, y este es un motivo para que tus facturas no se autoricen de forma correcta o demoren en autorizarse. Esto puede causar molestias en los clientes, los cuales requieren la factura de forma inmediata.
Problemas con tu servicio de facturación Si has descartado los problemas en el SRI entonces debes verificar si tu proveedor de facturación electrónica tiene problemas con sus servidores. Es necesario recordar que para evitar estas molestas caídas de sistema debes asegurarte de contratar un servicio de facturación electrónica con servidores confiables que no sufran de caídas repentinas que puedan detener tu facturación normal.
Problemas de internet Recuerda que muchos sistemas de facturación son en la nube, por lo cual no debes descartar intermitencias con tu internet, el cual puede impedir que tus facturas se emitan. Si tu servicio de facturación electrónica cuenta con una aplicación móvil, entonces puedes hacer uso de la misma, activando tus datos móviles para sustituir la conexión wifi local temporalmente.
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